Mein Kanban-Board – Wie To-Do’s wieder Spaß machen

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Mein Kanban-Board – Wie To-Do’s wieder Spaß machen

Heute möchte ich Ihnen ein Selbstmanagement-Tool für Freiberufler vorstellen, das mich gefühlt und objektiv einen großen Schritt voran gebracht hat: Das Kanban-Board.

Kanban kommt aus dem Japanischen und heißt so viel wie Tafel oder Karte. Erfunden wurde es bei Toyota nach dem zweiten Weltkrieg zur Produktivitätssteigerung. Die konnte ich auch bei mir feststellen, auch wenn ich keine Autos am Band fertige.

Was ist ein Kanban-Board

Es ist ein Whiteboard oder einfach ein größeres Papier (ab DIN A2), auf das Zettel mit To Do’s in verschiedenen Stufen der Bearbeitung angebracht werden.

Die Zettel führt man manuell durch unterschiedliche Bearbeitungsschritte und Planungszeiträume. Die Grundstruktur besteht aus: „To do – Doing – Done“

Was mir daran gefällt

  • Sie sehen, was Sie tun: Es bewegt sich was, und wenn es nur ein Zettel ist, der weitergeschoben wird.
  • In der Spalte „Geschafft“ oder „Done“ stapeln sich plötzlich erledigte Dinge, so dass sie überfließt – das ist ein gutes Gefühl und mit einer reinen To-Do-Liste nicht in dem Ausmaß zu erreichen. (Ich habe schon ein extra Kästchen, in dem ich die erledigten Dinge z.B. für einen Jahresrückblick sammle.)
  • Sie können die Arbeit dosieren, wenn Sie ein Gespür für den Gebrauch bekommen haben. Dann legen Sie fest, wieviele Zettel denn z.B. im Quartal oder Monat drin sein dürfen, so dass Sie sich nicht überfordern.
  • Sie können mehrere Kanban-Boards parallel führen. Ich habe beispielsweise drei für meine drei „Großbaustellen“ Praxis, Akademie und das Schreiben bzw. den Shop.
  • Auch mehrere Projekte innerhalb eines größeren Bereichs können Sie hier parallel durchführen, verwenden Sie einfach eine bestimmte Farbe pro Projekt.
  • Sie haben eine zentrale Stelle für Ideen, die nicht verloren gehen sollten und können beruhigt Ihre Freizeit genießen, denn die nächsten Schritte sind gesichert.
  • Das Board lässt sich nach Ihren Projekten und Ihren Bedürfnissen jederzeit anpassen. Es benötigt nur ein wenig Zeit, bis Sie Ihre Struktur gefunden haben.
  • Über das Board erkennen Sie Prozesse, die immer wieder ablaufen und die Sie standardisieren können (z.B. in Checklisten oder elektronischen Abläufen). Das erspart Ihnen langfristig eine Menge Zeit.
  • Mir persönlich macht es deutlich mehr Spaß mit bunten Zetteln zu hantieren, als dröge To-Do’s in eine Liste zu schreiben. Auch Ihrer Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt, denn Sie können sich ein ganzes Set an persönlichen Symbolen entwickeln, mit denen Sie dem Board eine zweite, emotionalere Ebene verleihen.

Was Sie benötigen

Für den Anfang genügen Tonkartons oder Tonpapiere im Format mind. DIN A2. Wenn Sie mögen, können Sie auch hier schon Farben zur Kennzeichnung Ihrer Großprojekte verwenden.

Dann brauchen Sie kleine Post-It’s (Format ca. 5 cm x 3,5 cm) ebenfalls in verschiedenen Farben oder mein Favorit sind kleine Stattys im gleichen Format, das sind statisch aufgeladene dünne, beschreibbare Folien, die auf den verschiedensten Untergründen haften.

Teilen Sie das Format in mehrere Spalten, die Sie von Hand oder – wenn Sie ordentlicher sind – mit ausgedruckter Schrift beschriften. Einige Kategorien, mit denen Sie anfangen können, schlage ich Ihnen hier vor:

  • Ideen: Hier kommt alles hinein, das Sie als gute Idee empfinden und nicht verlieren möchten.
  • Backlock: Hier kommen die Ideen rein, die Sie konkret umsetzen möchten, die aber noch nicht terminiert sind.
  • Quartal: Hier packen Sie Ihre Quartalsaufgaben hinein. Achten Sie bei der Planung darauf, dass diese Spalte nicht jetzt schon überfüllt ist, denn es kommen erfahrungsgemäß noch weitere Aufgaben dazu. Diese Aufgaben würde ich jeweils an einem Dreamday festlegen, an dem ich mir bewusst mache, was aktuell wirklich wichtig ist und mich und mein Unternehmen voranbringt.
  • Monat: Hier schieben Sie Ihre Monatsvorhaben hinein. Auch hier, dosieren Sie bewusst, dass Sie nicht unter Druck geraten.
  • Woche: Hier kommen die größeren To Do’s der Woche hinein. Da empfehle ich jeweils eine Planungssitzung am Sonntag Abend oder spätestens Montag früh.
  • Heute: Hier schieben Sie jeweils am Abend davor die To Do’s der Woche weiter und befüllen diese Spalte zusätzlich mit Aktuellem, was noch dazu kommt. Ich packe alles, was voraussichtlich eine Stunde oder mehr dauert auf das Board. Kleinere To Do’s kommen nach wie vor auf Tageslisten.
  • Warten: Hier landen die Aufgaben, bei denen Sie noch auf Input oder Freigabe von anderen warten. Auch sehr praktisch, die habe ich früher leicht vernachlässigt. So können Sie ab und zu mal nachhaken, wenn sie sich dort länger festgesetzt haben.
  • Geschafft: Und am wichtigsten ist natürlich die Spalte „Done“, bei mir heißt sie „Geschafft!“ Die leere ich inzwischen einmal im Monat.

Kanban

Für die Technophilen unter uns gibt es das Ganze natürlich auch als App: Zwei kann ich empfehlen: Kanbana und Trello. Auch hier können Sie Ihre Kategorien selbst bestimmen und verschieden farbige Zettel anlegen. Kanbana ist aufgeräumter und näher an der Ausgangsidee, Trello ist ein witziges Werkzeug, um Dinge in allen Lebenslagen nach dem Kanban-Prinzip zu organisieren. Mir persönlich ist die Fläche allerdings für die Menge der Aufgaben bei beiden Apps zu klein,  um noch etwas lesen zu können. Beide Apps (für iPad) finden Sie im Appstore.

Kanban ist doch eigentlich ganz simpel, oder? Dann wünsche ich Ihnen viel Freude beim Experimentieren. Ich freue mich über Ihre Kommentare, Fragen und Erfahrungen, die Sie direkt unter dem Artikel eingeben können.

Beitragsbild: © www.pixabay.com

1 Antwort
  1. Brigitte says:

    Hallo Martina,
    dieses Tool hört sich ja super an.
    Ich gehöre ja zu denjenigen, die meist „alles“ im Kopf haben. Das führt aber auch dazu, dass sich Dinge, die ungeliebt sind, leicht im Kopf in die Ecke der „ungeliebten Dinge“ schiebenlassen.
    Ich werde diese Strukturhilfe gleich ausprobieren und mal sehen, ob ich mit der APP Kabana zurechtkomme.
    VielenDank

    Antworten

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